みなさんは英語を使って初めて仕事をしたとき、どうやって乗り越えましたか？
実は先日、私は初めて英語で調整業務「リモート会議（日本⇔アメリカ/ヒューストン）」を経験しました！！
英語がまだペラペラでないけど、英語を使わないといけない状況だったのでめっちゃ苦労しましたがなんとか乗り越えることができたので、
今回は、そんな私が「初英語リモート会議をどのように乗り越えたか」を紹介します。
これから英語を使って仕事をされる方の参考になれば良いなと思います！
リモート会議時間
私は日本からヒューストンの会社とリモート会議をしました。
そのときの会議の時間帯は、下記でした！(実施したのは9月です)
・ヒューストン時間 8：30～10:00
↓↓↓
・日本時間 22:30～0：00
日本とヒューストンとの時差は１４時間（サマータイム中）もあるので、会議時刻はヒューストンは朝の8:30で、日本は真夜中22:30でした。
会議時刻はなるべく双方が参加しやすい時間に設定しました。
とは言っても、日本側は真夜中に差し掛かる時間帯で、相手側は活動し始める時間帯でしたので、
ギリギリお互い活動し始めと終わり際の時間帯でちょうど良かったと思っています（笑）
日本から会議に参加する私は、夕方の定時後、22：30まで他の仕事をして本番の時間まで残業！！！して待ってました。
でも…次回また、時差が大きく、お互い昼夜が逆転する時間帯での会議をするときには、準備が整っていれば会議時間直前まで休んで頭をクリアにするべきだと反省しております…。
日本ではあまり馴染みのない「サマータイム（夏時間）Daylight Saving Time」とは、
１年のうち夏を中心とする時期に「標準時を１時間進める制度」のことです。
つまり、太陽が出ている時間を有効に利用しようという仕組みのことで、欧米を中心に多く導入されています。
具体的には、
１日が早く始まることで、仕事や学校も１時間早く終わり、明るい時間１時間を余暇として自由に使える！という感じです。
アメリカでは、３月第２日曜日午前２時～１１月第１日曜日午前２時がサマータイム期間です。
リモート会議前の準備
私の今回のリモート会議の目的は、「仕事の相談」で、英語が不十分な私がした準備は、「英語パワポ資料」と「会議で使いそうな英語の準備」です！
下記のような工夫を凝らしました。
見てもらうだけで相談できるパワポ
打ち合わせ時に相手に確実に質問に回答してもらうために、「相談事項」をパワーポイントにまとめました。
リモート会議で「画面共有」という機能を使用して、
全員が同じ画面を見ながら、「今はこの話をしている」と視覚的に分かるようにパワポにしました。
WordやExcelを使用して「画面上でスクロール」しながら会議を進めていく方法もありかなと思いましたが、「スクロール」のみだと、どうしても画面上では他の情報も同時に入ってくるので、
話題が逸れたときにどの項目について今相談しているのか、
会議の進行役である英語の語彙力・リスニング力が不十分な私が分からなくなってしまうと、
言葉のみで元の話題に引き戻したり、次の話題にしたり上手くいかなさそうと思い、
「視覚的にも話題が転換した」ことを訴えるのに適しているのはパワポであると考えました。
また、資料に書いた質問事項の工夫点は、
・ワンスライドに別な話題は入れない。
→ワンスライドにワンタイトル入れて分かりやすくしました。
・相談事項は箇条書きにして、会議当日に読み上げられるようにする。
→伝えたいことを声に出せるだけでなく、自然とカメラ目線になるので、相手に顔を見せながら話せます！
・とにかくシンプルな疑問文
→メールのように丁寧な表現を使ってもよいと思いましたが、文章が長くなってしまいます。
箇条書きにするのであれば、英語でも何が知りたいのかを明確にストレートに伝えられるように、「とにかくシンプルな疑問文」を心がけました。
しかし、英文を自分のみで作ると「この表現はちょっと…」というのがあるかもしれないので、
英語が得意な人がいたら、一度みてもらうことをおすすめします。
パワポにはない会議の台本
パワポで視覚的に見せるだけで、相手に何が知りたいのか・今何の話をしているのかが分かりやすくなりますが、
コミュニケーションして相手に自分を知ってもらうことも仕事をスムーズに進めるには大切なことだと思っております。
しかし！会議本番で咄嗟にペラペラと英語が出てくる可能性は低いと考え、予めこの場面になったらこのように言おうと決めておきました。
・会議スタート時
→会議の時間がもらえたお礼・あいさつと自己紹介・会議目的で何を英語で話すかを決めておいたので、
最初から「えーっと…」みたいに躓かずに、きれいに会議内容に入れました。
・次の話題に切り替える時
→こちらの質問に相手から欲しい回答が得られた後、次の話題に移りたいときにまごつかずに済みました！
・会議終了時
→会議終了時のお礼を「Thank you」以外の英語を準備したので、自分の英語表現を広げるだけではなく、
自分の言葉で伝えられている感覚になったので、より言葉に感情をこめて感謝の気持ち伝えられて良かったです。
・会議中、話題が逸れた時
→今回は話題から逸れることは無かったのですが、一言で切り替えられるように準備しました。
・英語が速くて追いつけないとき
→お互いに有意義な会議になるように「もう少し、ゆっくりでお願いします」や正直に「リスニングが得意ではない」と言って、こちらに合わせてもらうことも考えました。
リモート会議では、「顔出し」することも意識しました！
ただでさえ相手との距離が物理的に遠いので、「自分の顔」を見せることで、相手と打ち解けようとする姿勢になる努力をしました。
リモート会議本番
上記の準備で「リモート会議」本番に挑みました。
準備はしても、まだ咄嗟の出来事に英語で対応することが難しいと思い、「英語が得意な人」に一緒に参加してもらい、
リスニングで分からない部分は適宜訳してもらいました（笑）
あともう一つ実施したのは、「会議のレコーディング」です！
レコーディングすることによって、会議後は何回でも聞き直すことができるし、
「何を言っていたか」を翻訳機を使って、日本語で確認することができます。
もちろん、レコーディングする際は、相手に断りを入れて実施しました！！
リモート会議まとめ
今回は、英語が不十分でも解決しなければいけない仕事だったので、私なりの乗り越え方を紹介しました。
やはり、英語で会議するときは、「日本語のように自分がその場で思ったことを発言して会議を進行したい！」と思いました。
でも、もし私と同じ状況でどのような準備をしたら良いか分からない！と思った方は、ぜひ参考の一つにしていただけたら嬉しいです！
次回は、初アメリカ・初海外出張編です！乞うご期待！
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